為加強分析儀器設備檔案管理工作，根據科學(xué)儀器設備檔案建檔規范的要求，結合單位實(shí)際情況制定以下管理辦法。
一、管理要求與管理責任
1、科研儀器設備的建檔工作應納入日常管理工作，并與科研儀器設備的計劃管理、采購、供應、維修等管理工作同步進(jìn)行。
2、科研儀器設備檔案應真實(shí)、完整地反映科研儀器設備購置、驗收、運行、管理、維修、改造等全過(guò)程。
3、負責領(lǐng)導責任：保證單位的科研儀器設備建檔和檔案管理工作所要求的工作條件，定期對儀器設備建檔及其檔案管理工作中的實(shí)際問(wèn)題進(jìn)行檢查和研究。
4、設備管理部門(mén)職責：負責組織科研儀器設備從調研立項到報廢前收集、整理、立卷并歸檔，按時(shí)進(jìn)行運行維護，年度報告等跟蹤材料歸檔。
二、歸檔原則和標準
1、單位的一切科研儀器和設備應按照資產(chǎn)管理要求，建立嚴格的臺帳管理制度，確保帳物相符。
2、直接用于科研活動(dòng)的儀器設備，其中標準設備一臺(套)價(jià)值在人民幣萬(wàn)元以上的必須建檔。
三、存檔范圍
(一)科研儀器設備的采購階段
1、科研儀器設備選擇論證材料(可行性研究報告等)；
2、科研儀器設備購置請購單；
3、購置“科研儀器設備”批準文件；
四、機電設備進(jìn)出口職能部門(mén)批準文件或復印件；
一、機電設備進(jìn)口登記表；
b.許可證進(jìn)口；
c.終端用戶(hù)和使用說(shuō)明；
d.代理協(xié)議付款通知。
5、外貿商務(wù)簽訂《合同》(外貿合同書(shū))；
a.報價(jià)及合同附件；
b.技術(shù)協(xié)定；
c.商業(yè)技術(shù)談判備忘錄。
6.申請“減免稅海關(guān)”文件的進(jìn)口科研儀器設備；
7."進(jìn)口貨物(科教用品)海關(guān)減免稅證明"；
8.海關(guān)申報表；
9.進(jìn)口設備的空運單、海關(guān)提單、運輸保險單。
(二)科研儀器設備的驗收階段
1.到達設備的裝箱單、開(kāi)箱檢查記錄和損壞記錄(照片)；
2.設備使用說(shuō)明、安裝手冊、操作手冊、質(zhì)保書(shū)、合格證、隨機技術(shù)資料；
3.商檢局檢驗結果單，進(jìn)口商品檢驗申請表等；
4.進(jìn)口貨物保修期間故障報告單；
5.商檢局簽發(fā)的質(zhì)量和數量證書(shū)；
6.進(jìn)口商品的對外索賠、修理和更換出口報關(guān)單；
7.儀器設備現場(chǎng)安裝、調試的記錄；
8.儀器設備的驗收報告；
9.儀器設備貨款結算憑證；
10.設備管理部門(mén)對固定資產(chǎn)的入庫單；
11.儀器設備固定資產(chǎn)管理檔案檔案登記卡。
(三)科學(xué)研究?jì)x器設備的使用運作階段
1.科研儀器設備隨機技術(shù)資料檔案目錄；
2.科學(xué)研究?jì)x器和設備的操作規范；
3.科學(xué)研究?jì)x器和設備的使用管理；
4.科學(xué)研究?jì)x器設備使用維護計劃；
5.科研儀器設備故障的維修更換記錄報告；
6.科學(xué)研究?jì)x器和設備的定期檢驗、檢驗(校準)記錄。
四、建立文件整理要求
1.設備管理部門(mén)負責收集、積累從購置設備到設備驗收(設備到質(zhì)保期滿(mǎn))過(guò)程中的管理性和技術(shù)性文件，由設備管理部門(mén)負責收集、積累(科研儀器設備使用部門(mén)形成的有關(guān)文件材料，并歸檔)。
2、設備管理部門(mén)負責設備隨機文件材料及設備開(kāi)箱、調試驗收、使用記錄等文字材料的收集、積累、整理登記。大型、中型設備開(kāi)箱驗收必須有設備經(jīng)理參與，監督、檢查、指導設備文字材料和技術(shù)材料的清點(diǎn)、驗收。
設備使用單位應認真做好設備到貨前后、運行時(shí)的文字資料形成、積累、歸檔工作。做好設備的技術(shù)資料整理和歸檔，對以后設備的使用、維修、改造做到動(dòng)態(tài)跟蹤管理。按時(shí)提交相關(guān)記錄，補充建檔，確保設備文件完整、系統、準確。
設備文字材料必須用規定的書(shū)寫(xiě)工具填寫(xiě)，字跡清楚，圖形清楚。
設備文字資料歸檔保存時(shí)原則上應是原件。重要的、經(jīng)常使用的文件資料，應根據需要酌情復制。
6、設備建檔原則由設備管理部門(mén)實(shí)行初步立卷。資產(chǎn)管理部門(mén)的專(zhuān)(兼)職人員在設備驗收和進(jìn)口設備索賠期滿(mǎn)后，應及時(shí)整理和組卷形成的所有文件材料。
7、將購置設備文件和管理文件放入首卷，其余設備技術(shù)文件按設備的工作程序和重要程度依次排列。卷里的文件材料應該在前面，圖表在后面按順序排列。
設備檔案材料采用卷盒保管的形式，圖件按卷盒規格疊成手風(fēng)琴型。所介紹設備的資料可以裝卷或按其自然狀態(tài)保存。
9、對按卷管理的設備檔案組卷后應寫(xiě)頁(yè)號，凡有文字的每頁(yè)均為一頁(yè)，從1開(kāi)始各頁(yè)號，頁(yè)號位于非裝訂線(xiàn)一側的上角；按件管理的設備檔案，每件應加裝軟卷皮，逐項仔細填寫(xiě)并加順序號；對未裝訂文件裝盒的歸檔材料，在每件文件右上角加蓋有檔號、件號的戳記章，并逐項填齊內容。
10、填寫(xiě)卷內文件目錄及備考表格。檔案檔案應填寫(xiě)卷內檔案目錄。本卷應采用規定的正楷或正楷打印，字跡應清楚、清楚、整齊，不得涂改。
卷宗備考表應寫(xiě)出案件卷宗的圖紙和文件材料的總頁(yè)數，說(shuō)明文件材料的完整、程度、損壞、缺失。卷宗中的圖紙、文字材料需要更改、修改時(shí)，應由檔案管理人員及時(shí)在備考表中注明。
設備文檔材料中的非紙質(zhì)載體材料應歸檔，需要使用時(shí)可以辦理借閱，存檔時(shí)應放人特殊載體檔案專(zhuān)柜保管，并按要求注明參閱號。
設備檔案材料保管期限的確定原則：設備檔案材料的價(jià)值是作為設備組成部分而存在的，其保管期限與設備共存。
五、設備檔案的管理與借閱
1、設備管理部門(mén)和研究組應隨時(shí)收集設備在使用、運行過(guò)程中形成的文件和工作記錄，根據設備管理情況對檔案進(jìn)行必要補充。
2、設備檔案已存檔，一般不允許變更。若確需變更，科技人員須提出變更內容和原因，填寫(xiě)變更申請，經(jīng)設備使用部門(mén)負責人或設備管理部門(mén)批準后，再修改。
設備檔案資料未存檔前，一般不外借。裝備檔案一般只允許設備使用單位的人員借閱；非使用單位人員因工作需要借閱有關(guān)檔案，需經(jīng)設備管理部門(mén)同意后到所在地查閱。
為加強分析儀器設備檔案管理工作，根據科學(xué)儀器設備檔案建檔規范的要求，結合單位實(shí)際情況制定以下管理辦法。
一、管理要求與管理責任
1、科研儀器設備的建檔工作應納入日常管理工作，并與科研儀器設備的計劃管理、采購、供應、維修等管理工作同步進(jìn)行。
2、科研儀器設備檔案應真實(shí)、完整地反映科研儀器設備購置、驗收、運行、管理、維修、改造等全過(guò)程。
3、負責領(lǐng)導責任：保證單位的科研儀器設備建檔和檔案管理工作所要求的工作條件，定期對儀器設備建檔及其檔案管理工作中的實(shí)際問(wèn)題進(jìn)行檢查和研究。
4、設備管理部門(mén)職責：負責組織科研儀器設備從調研立項到報廢前收集、整理、立卷并歸檔，按時(shí)進(jìn)行運行維護，年度報告等跟蹤材料歸檔。
二、歸檔原則和標準
1、單位的一切科研儀器和設備應按照資產(chǎn)管理要求，建立嚴格的臺帳管理制度，確保帳物相符。
2、直接用于科研活動(dòng)的儀器設備，其中標準設備一臺(套)價(jià)值在人民幣萬(wàn)元以上的必須建檔。
三、存檔范圍
(一)科研儀器設備的采購階段
1、科研儀器設備選擇論證材料(可行性研究報告等)；
2、科研儀器設備購置請購單；
3、購置“科研儀器設備”批準文件；
四、機電設備進(jìn)出口職能部門(mén)批準文件或復印件；
一、機電設備進(jìn)口登記表；
b.許可證進(jìn)口；
c.終端用戶(hù)和使用說(shuō)明；
d.代理協(xié)議付款通知。
5、外貿商務(wù)簽訂《合同》(外貿合同書(shū))；
a.報價(jià)及合同附件；
b.技術(shù)協(xié)定；
c.商業(yè)技術(shù)談判備忘錄。
6.申請“減免稅海關(guān)”文件的進(jìn)口科研儀器設備；
7."進(jìn)口貨物(科教用品)海關(guān)減免稅證明"；
8.海關(guān)申報表；
9.進(jìn)口設備的空運單、海關(guān)提單、運輸保險單。
(二)科研儀器設備的驗收階段
1.到達設備的裝箱單、開(kāi)箱檢查記錄和損壞記錄(照片)；
2.設備使用說(shuō)明、安裝手冊、操作手冊、質(zhì)保書(shū)、合格證、隨機技術(shù)資料；
3.商檢局檢驗結果單，進(jìn)口商品檢驗申請表等；
4.進(jìn)口貨物保修期間故障報告單；
5.商檢局簽發(fā)的質(zhì)量和數量證書(shū)；
6.進(jìn)口商品的對外索賠、修理和更換出口報關(guān)單；
7.儀器設備現場(chǎng)安裝、調試的記錄；
8.儀器設備的驗收報告；
9.儀器設備貨款結算憑證；
10.設備管理部門(mén)對固定資產(chǎn)的入庫單；
11.儀器設備固定資產(chǎn)管理檔案檔案登記卡。
(三)科學(xué)研究?jì)x器設備的使用運作階段
1.科研儀器設備隨機技術(shù)資料檔案目錄；
2.科學(xué)研究?jì)x器和設備的操作規范；
3.科學(xué)研究?jì)x器和設備的使用管理；
4.科學(xué)研究?jì)x器設備使用維護計劃；
5.科研儀器設備故障的維修更換記錄報告；
6.科學(xué)研究?jì)x器和設備的定期檢驗、檢驗(校準)記錄。
四、建立文件整理要求
1.設備管理部門(mén)負責收集、積累從購置設備到設備驗收(設備到質(zhì)保期滿(mǎn))過(guò)程中的管理性和技術(shù)性文件，由設備管理部門(mén)負責收集、積累(科研儀器設備使用部門(mén)形成的有關(guān)文件材料，并歸檔)。
2、設備管理部門(mén)負責設備隨機文件材料及設備開(kāi)箱、調試驗收、使用記錄等文字材料的收集、積累、整理登記。大型、中型設備開(kāi)箱驗收必須有設備經(jīng)理參與，監督、檢查、指導設備文字材料和技術(shù)材料的清點(diǎn)、驗收。
設備使用單位應認真做好設備到貨前后、運行時(shí)的文字資料形成、積累、歸檔工作。做好設備的技術(shù)資料整理和歸檔，對以后設備的使用、維修、改造做到動(dòng)態(tài)跟蹤管理。按時(shí)提交相關(guān)記錄，補充建檔，確保設備文件完整、系統、準確。
設備文字材料必須用規定的書(shū)寫(xiě)工具填寫(xiě)，字跡清楚，圖形清楚。
設備文字資料歸檔保存時(shí)原則上應是原件。重要的、經(jīng)常使用的文件資料，應根據需要酌情復制。
6、設備建檔原則由設備管理部門(mén)實(shí)行初步立卷。資產(chǎn)管理部門(mén)的專(zhuān)(兼)職人員在設備驗收和進(jìn)口設備索賠期滿(mǎn)后，應及時(shí)整理和組卷形成的所有文件材料。
7、將購置設備文件和管理文件放入首卷，其余設備技術(shù)文件按設備的工作程序和重要程度依次排列。卷里的文件材料應該在前面，圖表在后面按順序排列。
設備檔案材料采用卷盒保管的形式，圖件按卷盒規格疊成手風(fēng)琴型。所介紹設備的資料可以裝卷或按其自然狀態(tài)保存。
9.對按卷管理的設備檔案組卷后應寫(xiě)頁(yè)號，凡有文字的每頁(yè)均為一頁(yè)，從1開(kāi)始各頁(yè)號，頁(yè)號位于非裝訂線(xiàn)一側的上角；按件管理的設備檔案，每件應加裝軟卷皮，逐項仔細填寫(xiě)并加順序號；對未裝訂文件裝盒的歸檔材料，在每件文件右上角加蓋有檔號